Ordnung muss sein

Update vom 8.5. mit drei Ergänzungen am Ende des Artikels.

Weiteres Update vom 26.01.2016 mit Beispieldatei von Helga Scabell in den Kommentaren.

Je intensiver und länger man Familienforschung betreibt, desto mehr kommt an analogen und zunehmend auch an digitalen Unterlagen zusammen, die man irgendwie ordnen muss. Zudem sollen Originale und Fotos so aufbewahrt werden, dass sie noch lange leben und keinen Schaden nehmen. Auch in Hinsicht darauf, dass man seine Unterlagen vielleicht irgendwann einmal abgeben möchte?

Da macht es Sinn, sich mal anzuschauen, wie andere Forscher diese Fragestellung angehen und daraus Anregungen für das eigene System zu übernehmen. Jemand mit viel Erfahrung in der Familienforschung ist Klaus Vahlbruch und ich finde es sehr begrüßenswert, dass er uns seine Tipps und Tricks hier zur Veröffentlichung zur Verfügung stellt. Bitte verstehen Sie diese Angaben als Anregung zur Diskussion, wie geht es vielleicht besser oder anders, wie regeln Sie dieses Problem?

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Sie finden drei Abschnitte: Dateienmanagement, Dokumentenablage und Fotoablage.

 

  • Ordnung auf dem Rechner – Dokumentenverwaltung über WINDOWS

Dateinamen werden in einer bestimmten Form getextet, immer beginnend mit:
[JJJJ …..

dateinamen

Download der bebilderten Anleitung als pdf: Dokumentenverwaltung über WINDOWS [2008-11-08]

Als Anmerkung dazu: Unter Windows sind einzelne Pfade auf 260 Zeichen begrenzt. Aus diesem Grund wird gelegentlich ein Fehler angezeigt, wenn Sie eine Datei mit einem sehr langen Dateinamen an einen Ort kopieren, dessen Pfad länger ist als der ursprüngliche Speicherort der Datei.
Ein kleines praktisches Helferlein, daß sehr hilfreich sein kann ist ein Festplattensuchprogramm wie z.B. Copernic Desktop Search

  • Verwaltung von Papierbelegen:

Wer Ordnung hält ist nur zu faul zu suchen!

im Rahmen der Ahnenforschung gibt es eine Vielzahl von Papier-Belegen, wie z.B. KB-Abschriften, Abschriften von Standesämtern,eigene Notizen, Fotokopien, Dokumente, Briefe, Urkunden etc. DieAngaben in den Belegen (= Quellen) werden im Ahnenforschungsprogramm erfasst und in der Quellen-Verwaltung dokumentiert nach der vom Programm vorgegebenen Ordnung. Was geschieht aber nach der Erfassung mit den Original-Papier-Belegen?

So begann eine Frage in der compgen-Liste. Hier das System von Klaus Vahlbruch:

Also, da habe ich seit geraumer Zeit eine preiswerte und probate Alternative:
Voraussetzung:
a. Ein Genealogieprogramm, das für Personen und für Familien DIN A4 Personenblätter druckt.
b. i.d.R. sind meine Dokumente größer oder gleich DIN A4, Bilder, Broschüren, etc. nicht dicker als ca. 2 cm.

In einem Bürofachgeschäft kaufe ich ganz einfache, braune Versandtaschen im Format B4 (also größer als A4). Diese kosten in der für meine Zwecke besseren Form, gummiert (nicht selbstklebend!) ca. 25,- bis 30,- € pro250 Stück, also pro Tasche ca. 0,12 €. Nicht erschrecken, der Verschluss wird oft auch „nassklebend“ genannt. Klar wenn man Wasser drüberkippt.

So und nun das Archivieren:
Jede Person, für die ich Dokumente habe, bekommt eine solche Tasche, auf die ich vorne das DIN A4-Personenblatt klebe. (Die Klebung erfolgt mit UHU, aber nur ganz wenig und nur ganz oben am Rand, damit ich die Tasche jederzeit mit aktuelleren Blättern neu bekleben kann. (dito für Familien die Familienblätter)

Diese Taschen sortiere ich *numerisch* in LEITZ-Stehsammler (LEITZ 2425), Artikel-Nr.: 2425-00-35 – Farbe: blau, rot, usw. , Material: Kunststoff, Füllvermögen: 92 mm. (Das reicht bei mir -noch!- für ca. 40- 50 Taschen) für Format: A4 (bis B4)

– Abmessungen (B x H x T mm): 98 x 318 x 290

– Ausführung: auswechselbares Beschriftungsschild, große Griffmulde

Der Preis pro Stück liegt bei ca. 5 €.
Keine Angst, obwohl für A4-Formate angeboten, nehmen diese Stehsammler auch die B4-Versandtaschen auf.

Diese Stehsammler werden nun hoch- oder liegend ins Regal gestellt (bei mir liegend, da kann ich im Sitzen die gewünschte Tasche aus dem Stehsammler rausziehen.) Bei derzeit ca. 2800 Personen in meiner Geneaologie habe ich einen Bedarf von 12 Sammlern, ca. 120 cm Regalfläche.

Meine Voraussetzung ist eben mein Genealogieprogramm, das mir jederzeit die richtige Personen-Nummer angibt, mit der ich zielsicher die richtige Tasche im Regal finde. (kenne ich aber meistens auswendig)

 

Es gibt diese Taschen übrigens auch mit Seitenfalte und verstärkten Rückenpappen, die sind nur unwesentlich teurer und für ganze Aktenbündel oder Broschüren, Großbilder etc. gut geeignet. Selbst die dicken Telefon- oder PLZ-Bücher finden Platz im Stehsammler, fallen nicht um und sind auch nicht in hohen Stapeln vergraben.

 

Weiterer Vorteil:
Ist mal eine Tasche abgegriffen oder zerrissen, so kostet es mich nicht mehr als ein neues Personenblatt, UHU und 1,5 €- Cent, um wieder top-fit und aktuell zu sein. Hat mal ein Ahn mehr „zu bieten“, dann gewähre ich im glatt 2 oder mehrere Taschen. Einer hat bei mir eine ganze Prozessakte in der Ablage.

 

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Hier auf dem Schreibtisch liegt ein ganzer „Personen-Akt“, bestehend aus der braunen Tasche mit Deckblatt, E-Mails, Internetseiten, Schriftverkehr, Bildern und alles zusammen ca. 20 mm stark.

Wer etwas mehr investieren möchte und diese Versandtaschen in alterungsbeständiger Ausführung kauft, der frage nach Produkten mit der DIN-Norm: [DIN/ISO 9706]. Diese gilt für alle Archivierungsprodukte. Hier eine ganze Liste von möglichen Lieferanten:

Lieferadressen: http://www.la-bw.de/ife/konserv/adressen.htm

Herstellung von säurefreiem und alterungsbeständigem Papier 

Beispiel: Archivtasche „Adagio“
– für Einzelblätter, Urkunden, Handschriften, Bilder und Photokopien
– Die Tasche ist an 3 Seiten säurefrei verklebt
– Maße: 36 x 25 cm
– Öffnung an der Schmalseite mit klebstofffreier Verschlusslasche (6 cm Länge)
– Archivpapier in hochwertiger, alterungsbeständiger Premium Plus-Qualität (DIN ISO 9706), säurefrei, pH-neutral, basisch gepuffert, weiß – 120 g/M²
je nach Größe und Mengenabnahme zwischen 0,33 und 0,21 € (Stand April 2014)
Fa.: Hans Schröder GmbH, Tel.: +49(0)7251 / 34 88 00 Internet: www.archiv-box.de

Ein zusätzlicher Hinweis auf „Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten“:
Empfehlungen zu Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten:   Informationsblatt des Westfälischen Archivamtes
Empfehlungen für archivgerechte Verpackungsmaterialien: Verpackungsmaterial

 

  • Archivierung von historischen Bildern und Fotos: Scannen, Beschriften, Ablegen – 4 Schritte

2010-03-30 Archivierung von Fotos {Zahl} KopieDas Problem ist bekannt, man/frau hat alte Fotos, Postkarten, einmalig, i.d.R. unbeschriftet, undatiert und man möchte sie bewahren, beschriften und immer verfügbar halten (als ORIGINAL), weiß aber nicht wie. Hier mein Vorschlag:

Man nehme:

  1. Pergaminhüllen, erhältlich z.B. in Fachgeschäften (Briefmarken) oder bei HANS SCHRÖDER GmbH Ostendstr. 13, 76689 Karlsdorf-Neuthard www.archiv-box.de E-Mail: info@archiv-box.de , hier im Bild: Taschengröße 12,7 x 17,0 cm, 100 % reiner Zellstoff, gepuffert. Geeignet für alle Original-Bilder bis zu einer Größe einer Postkarte.
  2. Karteikarten in handelsüblicher Form und Größe (DIN A6), erhältlich in allen Schreibwarengeschäften.
  3. Register A-Z erhältlich in allen Bürofachgeschäften.

Das Ziel: Fotos/Originalbilder (wie in 4-6 abgebildet), ganz unter-schiedlicher Größe und Beschaffenheit am ORIGINAL unbeschädigt aber doch eindeutig und vor allem wiedererkennbar zu beschriften und abzulegen (7).

Ganz grundsätzlich, Originale, wie jedes andere DOKUMENT, das wir bekommen, sollten gleich digitalisiert (eingescannt) werden, damit sie gesichert sind und selbst bei Verlust des Originals noch wiederherstellbar sind! z.B.:
(4)[1940 um] VAHLBRUCH, Marie {Schulfoto},  [JJJJ-MM-TT] NAME, Vorname {Bemerkung}
(5)[1956 um] Dagebüll Mole mit Strandhotel {AK},
(6)[1955-12-24] NISSEN, Familie {Weihnachten}

Beschriften und Ablegen in 4 Schritten:

  1. Schritt: Die Pergaminhülle (1) wird oben am Querrand mit dem selbstgewählten Dateinamen dieses Bildes (s.o.) mit beliebigem Stift bezeichnet. Damit ist gewährleistet, dass das Bild in der Hülle wie eine Karteikarte in der Ablage (z.B. Archiv-Box oder Schuhkarton) eingeordnet werden kann.
  2. Schritt: Die A6-Karteikarte wird zur Verstärkung und zur beliebigen Beschriftung in die Pergaminhülle gesteckt, damit sind alle Elemente auf gleiches Format gebracht. Das verhindert auch, dass nicht plan liegende Bilder das Archiv durcheinanderbringen.
  3. Schritt: Das ORIGINAL des Bildes wird in die Hülle vor die Karteikarte geschoben, einfach so…!
  4. Schritt: Auf die Vorderseite der Pergaminhülle werden je nach Bedarf die Konturen der Abbildung nachgezeichnet (siehe Abb. 6) und gegebenenfalls sogar die auf dem Bild befindlichen Personen (1-7) nummeriert. Diese Personen werden dann auf der inliegenden Karteikarte vermerkt, z.B. mit NAME und Vorname oder allen Daten die man ihnen beigeben möchte.

Zugegeben, dieses Verfahren der Archivierung und stehend in Archiv-Boxen (siehe oben: Liefernachweis) oder Schuhkartons (Nachfrage in Schuhgeschäften!) aufzubewahren, ist etwas aufwendiger, hat aber im späteren Gebrauch viele Vorteile und erspart dem Genealogen Verluste und viel Sucharbeit bei Bedarf:

  • Das Original wird niemals direkt beschriftet/beschädigt.
  • Die Beschriftung der Pergaminhülle oder/und der Karteikarte ist flexibel und doch jederzeit beständig und nachvollziehbar.
  • Ist mal das Bild irgendwo frei liegen geblieben, man findet immer wieder seinen angestammten Platz in der Ablage.
  • Die Ablage der Bilder/Hüllen ist wahlweise nach A-Z oder nummerisch oder chronologisch neu sortierbar.
  • Das Original ist geschützt gegen Kratzer oder andere Beschädigungen jeglicher Art, kein Staub, kein Kaffefleck bei der Tante ;-).
  • Die Ablage in Archiv-Boxen oder Kartons ist beliebig ausbaubar und gut in Regalen oder Schränken zu lagern.
  • Bilder von denen es kleine und große Formate gleicher Motive gibt können bequem in einer Hülle, an einem Ort im Archiv zusammen liegen.
  • Die Beschriftung der Hülle und/oder der Karteikarte kann mit beliebigen Stiften, sogar Filz- oder Kugelschreiber erfolgen.
  • Die transparenten Pergaminhüllen ermöglichen jederzeit Ansichten auch wenn man mal nicht den exakten Dateinamen hat, einfach blättern wie in einem Karteikasten.
  • Selbst kleinere Bilder/Formate (Abb. 4, 6 und 7) verschwinden nicht in der Ablage, sondern werden jederzeit gefunden.
  • Eine leere Pergaminhülle signalisiert einen „Verlust“, also kann sofort nach dem Verbleib geforscht werden.
  • Hat man mal ein Bild „ausgeliehen“, so bleibt die leere Hülle an ihrem Platz und die inliegende Karteikarte trägt den Vermerk WER?, WANN? und WOZU? das Bild ausgeliehen bekam und wann es zurück erwartet wird.
  • Spätere Generationen können lesen, was dies Bild bedeutet oder aussagt, ohne dass man es selbst noch lebend erklären müsste.

Kontakt Klaus Vahlbruch

Etliche Fragen und Anregungen wurden direkt an Herrn Vahlbruch gestellt, da diese von allgemeinem Interesse sein dürften, veröffentlichen wir sie hier zusätzlich.

Ergänzung 1

Als Neuling auf dem Gebiet der Ahnenforschung gibt mir Ihre Methode eine gute Anleitung, die Dokumente von Anfang an richtig abzulegen. Nun sind einige Verständnisfragen aufgetaucht, die ich Ihnen gern stellen möchte.

1.       Sie schreiben, dass Ihre Ahnenzahl bei ca. 2800 liegt. Sie benötigen jedoch nur 12 Stehsammler à 50 Umschläge.
Dies entspricht nur 600 Personen. Nach welchen Kriterien haben Sie die Personen für die Umschläge ausgewählt?

KV: Da wähle ich nicht aus, es ergibt sich daraus von welcher
Person bzw. Familie ich papierne Dokumente haben, das sind
beileibe nicht alle. Zwischenzeitlich hat sich meine Personenzahl
auf weit über 4000 erhöht und Grenzen nach oben sind nicht
zu erkennen, außer meiner eigenen Trägheit weiter zu forschen.
– also je Person _mit_ Papierdokument, ein Umschlag.
– je Familie _mit_ Papierdokument, ein Umschlag.
Viele Personen habe ich nur als Datensatz, z.B. wenn ich
online eine Person, einen Hinweis auf eine Person entdecke.
Dann kommt dieser Hinweis ins das Feld Bemerkungen/Historie
oder wie immer dies Feld im Genealogieprogramm heißen mag.
Gute Programme haben auch eine Dokumenten- oder Quellenverwaltung,
die dann diesen digitalen Hinweis, das digitale Dokument
aufnimmt. In einigen Fällen fertige ich sogar davon ein
Papierausdruck und lege einen Umschlag an, wenn es mir
aus welchen Gründen auch immer richtig erscheint.

2.       Ich benutze die Software „Ahnenblatt“, welche für absolute Anfänger einen einfachen Einstieg erlaubt. Aber leider gibt es dort keine Index Ziffern für die Personen, nur Kekulé Zahlen für die Ahnen.

KV:
Hoppla, Kekule-Bezifferung ist nur temporär, bei jedem neu
gewählten Probanten ändert sich die entsprechende Nummer,
eignet sich also nicht für eine numerische Ablage/Ordnung.
In der Tat, wenn Ihr Programm keine Personen-Nummern hat,
dann erfinden Sie entweder eine, die dauerhaft *dieser* Person
zugeordnet ist, z.B. ausreichend groß, also fünfstellig, das
ermöglicht ihnen einen Nummern-kreis von 89.999 Personen,
womit Sie auf jeden Fall auf lange Zeit auskommen könnten.
Dieses System hatte ich früher, ich selbst war 10001, meine
Frau 10002… (niemals mit einer „0“ beginnen, weil die in
manchen Programmen nicht sortiert werden können, z.B. Excel)
Diese selbst gebastelte Nummerierung hat sich aber nicht
bewährt und ist sehr störanfällig, also nicht zu empfehlen.

3.       Auf dem Foto Ihres Büros ist zu erkennen, dass Sie die

Stehsammler mit einem grünen bzw. pinken Papierstreifen
gekennzeichnet haben, vermutlich mit den Index Ziffern der Personen. Haben Sie die Umschläge/Taschen nach
Geschlechtern getrennt abgelegt? Falls nein, was bedeuten diese beiden unterschiedlichen Farben?

KV: Die Farben bedeuten nichts, außer, dass die vielen Ordner
eventuell die vielen Personen- die wenigen die wenigen
Familientaschen aufnehmen. Die Nummerierung „0001 bis 0500“
sind frei gewählt, je nach Fassungsvermögen der Stehsammler.
Auf gar keinen Fall nach Geschlecht trennen!!!
Das wäre ja fast so als würden Männlein und Weiblein
von der Telekom unterschiedliche Telefonnummern zugeteilt
bekommen.Genealogisch gibt es nur Personen und/oder Familien,
alles andere ist „vom Übel“.

Ich würde Ihr System gern übernehmen und mich freuen, wenn Sie mir bei den Verständnisfragen helfen könnten.

…. Als einzigen Tipp für Sie hätte ich einen Vorschlag zum
Klebstoff. Statt Uhu nehme ich entweder Fixogum von Marabu, das ist ein flüssiger Montage-Kleber, den Architekten gern nehmen, denn er  ist leicht wieder ablösbar. Oder nonpermanenten Kleberoller von Pritt oder Pelikan.

KV:
Das kenne ich natürlich, das Fixogum, ist hervorragende geeignet
für kurzfristige wieder zur Ablösung vorgesehene Vorgänge, z.B.
bei einem Seitenlayout eine Zeitung, aber…
Fixogum klebt nicht schnell, das aber will ich, denn der Umschlag soll gleich wieder einsortiert werden.
Fixogum trocknet aus und dann klebt er nicht mehr, das aber
soll und muss bei meinen Taschen lange halten, manchmal über
Jahre wenn ich z.B. keine weiteren Papierdokumente einlegen muss.

UHU hingegen klebt fest in Sekunden, hält ewig und sollte sich
mal das Blatt erneuern, dann reiße ich es sowieso ab und ein
neues, vollständigeres Personen-Deckblatt wird auf den Umschlag
geklebt. Daher ist der UHU-Kleber auch nur sehr dünn aufgetragen.
Im Zweifelsfall erneuere ich Deckblatt und  Umschlag, das
sind nur Pfennigbeträge.

Großartig finde ich auch von Scotch das „removable Tape“, 19mm breit und 32,9m lang. Sieht aus wie matter Tesafilm, ist supereinfach ablösbar und kann auch beschriftet werden.

KV. ist ein prima Zeug, aber gerade weil ablösbar, ist es für
diese Vorgänge nicht geeignet, übrigens auch nicht für Dokumente
überhaupt, denn obwohl scheinbar rückstandslos wieder abziehbar
wirkt die Chemie dennoch -für das bloße Auge unsichtbar- auf
die Chemie im Papier und das muss unbedingt vermieden werden.

Ergänzung 2

Ich las gerade im Blog Pommerscher Greif über Ihre Ablage und muss mal sagen: tolle Ideen!
Ich bin zwar aus Zeitgründen leider nur wenig mit Familienforschung
befasst, habe aber auch sonst viel mit Dokumentablage zu tun.
Ihr System ist wirklich klasse, vor allem die braunen Umschläge für
verschiedene Dokumente und Formate und die Fotoablage in Pergamin ist wirklich genial!
Danke für diese Anregungen!

 

Hallo und guten Morgen,

vielen Dank für diese zustimmende Mail. Wie Sie sicher bemerkt
haben, entstand dieser ordnungs-ablage-beschriftung Dreischritt
schon sehr früh (ca. vor 6 Jahren) und überraschte mich selbst
dahingehend, dass die „Anfänge“, nämlich die Beschriftung der
Dateienen mit:

[JJJJ-000-000] Ort-NAME, Vorname {freier Kommentar}
[1945-x01-023] Flensburg-VAHLBRUCH, Klaus {mein eigener Geburtstag}
[1914-008-001] Deutschland {Weltkrieg I, Kriegserklärung an Frankreich}

nahtlos in das SYSTEM der physische Ablage und dann auch noch für
Dokumente ganz verschiedener Art (Texte, Dateien, Bilder, etc.)
passte und vor allem flexibel anpassbar war.

Selbst mal kleine Nachlässigkeiten in der Betextung waren
später problemlos zu korrigieren. „Verlegungen“ von Dokumenten,
in z.B. falsche Umschläge, waren bei Bemerken einfach zu
korrigieren, damit alles wieder an seinem gewollten Platz
lag und auch sogar nachträglich richtig beschriftet werden
konnte.

Normal ist es ja eher so, dass eine anfängliche Idee, die man
als gut empfand, sich später in der Praxis  als zu starr, nicht
mehr handhabbar erweist. Das ist bei mir nicht der Fall, zu
meiner allergrößten Überraschung. Selbst eine Ausweitung
der Menge um das Doppelte, neue Erkenntnisse und Bedürfnisse
in der Beschriftung, der Systematik, wurden über die Jahre
hin ohne gravierende Schwierigkeiten von mir gemeistert,
ohne den Grundgedanken des SYSTEMS zu verlassen.

Also, neben der sichtbaren Ordnung ist für mich die fast
unbeschränkte Flexibilität der einzelnen Ideen zueinander
das Wesentliche.

Ergänzung 3

Diese Gedanken wurden auf einem Genealogen-Stammtisch gesammelt und freundlicherweise von Prof. Dr. Wolf von Restorff zugesandt.

Methoden der Archivierung von Dokumenten zur Familienforschung.

Die Unterlagen, die gefunden und genutzt wurden, um die eigene Ahnentafel aufzubauen und auch die weitere Familie mit einzuschleißen, sollten auffindbar sein, um schnell nachsehen zu können, ob bei Datenabweichungen ein eigener Lesefehler vorliegt oder ein Zahlendreher oder das Abgleiten in eine falsche Zeile.

Dazu eignet sich oft eine eigene Liste, die  durchsuchbar sein muss. Diese Liste kann auch dem Nachfolger bei der Forschung (Erbe, Archiv, Verein) eine große Hilfe sein, um die Ordnung des Systems zu verstehen.

Die Unterlagen sind wohl in der überwiegenden Menge Kopien, die eigentlich bei Angabe des Standortes vernichtet werden können. Oft ist es aber nützlich, sie in der Nähe des Schreibtischs zu haben, um schnell nachsehen zu können, vor allem wenn der Standort des Originals weiter entfernt ist.

Chronologische Methode

Die Quellen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs (mit einem Paginierstempel) nummeriert.
In zusätzlichen einer Tabelle (Excel oder Access) werden neben der lfd. Nummer, wichtige Informationen in Spalten gespeichert, um sie suchen zu können: Gespeichert werden können: Name, Vorname, Geburtstag und –ort, Hochzeitstag  und –ort, Sterbetag und –ort u. v. m.

Bei zwei oder mehr Personen in einer Urkunde werden unter der lfd. Nummer mehrere Zeilen (pro Person eine) angelegt.
Die Verbindung zur Ahnen-/Familiendatei wird hergestellt, indem bei „Quelle“ die ldf. Nummer angegeben wird.

Beispiel (nur Anfang):

Lfd. Nummer Bezeichnung Name Vorname GebOrt Datum
4711 Geburtsurkunde Musterkind Peer Paul Egon Glücksort 1.4.2014
4712 Taufurkunde/Paten Pate 1 Emil Heinrich Glücksort 1.4.2014
4712 Taufurkunde/Paten Müller Elisabeth Fernstadt 1.4.2014
4713 Sterbeurkunde Mustermann Max Musterstadt 1.4.2014

PC-ID-Nummer

Jedes PC-Programm vergibt für jede Person, die aufgenommen wird, eine ID-Nummer (oft als RFN bezeichnet).

Diese Nummer kann vom Programm ausgelesen und dann benutzt werden, um die Unterlagen (Quelle, Urkunden, Kopien) aufzulisten. Auch hier sollte ein Teil der Inhalts der Quelle  z.B. Name, Vorname, Geburtstag und –ort, Hochzeitstag  und –ort, Sterbetag und –ort in einer Tabelle vermerkt werden um sie so durchsuchbar zu machen.

Ein Verweis in der Quellangabe der Programms ist nicht nötig, da die RFN jeder Person festliegt und nicht mehr geändert wird, so lange die Person nicht gelöscht und vom Programm die RFN erneut vergeben wird (kann im Programm gelegentlich eingestellt werden)

 

REF Name Vorname Bezeichnung GebOrt Datum
711 Musterkind Peer Paul Egon Geburtsurkunde Glücksort 1.4.2014
712 Pate 1 Emil Heinrich Taufurkunde/Paten Glücksort 1.4.2014
712 Müller Elisabeth Taufurkunde/Paten Fernstadt 1.4.2014
713 Mustermann Max Sterbeurkunde Musterstadt 1.4.2014

Namensordnung

Die Unterlagen (Buchkopien (Auszüge), Korrespondenzen) werden nach dem Familiennamen der Person, um die es in der Quelle geht, in Ordnern mit einem alphabetischen Register abgelegt.

Gut geeignet für Sammelunterlagen aus fremden Familienbüchern. Problematisch für Ehepartner, die nur als solche erwähnt werden und deren Eltern.

Beispiel: Kurt von Wedel und seine Frau Luise von Winterfeld werden bei „von Restorff“ gefunden, weil Elisabeth von Restorff deren Sohn Günther geheiratet hat.
Hier muss in der Quelle zu den Personen angeben werden, dass die Kopie aus dem Familienbuch bei „von Restorff“ abgelegt ist.

Orteordnung

Es wird eine  Tabelle erstellt, in der unter den (alphabetisch sortierten) Ortsnamen alle Personen (mit den wichtigen Lebensdaten) aufgebührt sind, die an dem Ort gelebt haben.

In diese Tabelle muss dann auch noch eingetragen werden, wo die Unterlage abgelegt ist.

Ergänzt werden kann die Orteliste durch Angaben zu alten Schreibweisen, politischer Zugehörigkeit (Folgen von Gebietsreformen [freiwillig oder durch Kriege]), Angabe von Adressen von Archiven (Orts-, Kreis-, Landesarchiv) oder Pfarreien oder Diözesen, regionalgeschichtliche Abhandlungen

Tütenordnung

Alle Unterlagen, die zu einer Teilfamilie gehören (die Einteilung ist selbst wählbar) kommen in eine Tüte, die dann bei Bedarf durchgesehen werden kann.

Quellverwaltung des Programms nutzen

Gute Programme bieten eine Quellverwaltung an, die meist eigene Nummern vergibt (z. B. S1 bis Sxy). Da reicht dann eine Liste, die angibt, wo die Quelle/Unterlage zu finden ist.

 

 

Ablage Helga

7 Gedanken zu “Ordnung muss sein

  1. Hallo Herr Vahlbruch,
    Finde ihr System sehr gut und werde meine Dokumente wohl in entsprechender Weise ablegen, da meine eigene Ordnung an ihre Grenzen stößt ( bei nur ca. 400 Personen). Habe noch eine Frage zu den Dokumenten in der Tasche. Bewahren Sie dort Kopien und Originale auf?
    Viele Grüße Monika

    • Hallo Monika,

      gute Frage, die stand nämlich auch ganz am Anfang meiner
      Probleme mit der Ablage und dann kam die Lösung.

      Viele Original-Dokumente wie z.B. Verträge aus dem
      19. Jahrhundert haben eben kein DIN-Format, sondern
      sind bis zu 33 cm hoch, dafür schmaler (ca. 20 cm)
      und es kam für mich überhaupt nicht in Frage, sie zu
      lochen, zu knicken oder sonst wie irgend anders als
      diese glatt und sehr geschützt zu archivieren.
      Kein Licht, kein Schmutz, keine Klammern oder derg.
      durften mehr das Papier und die Tinte langfristig
      verderben.

      Ein schöner DIN A 4-Umschlg ist aber _nur_ 32 (!) cm
      hoch, da fehlten eben genau 1 cm! Was tun?

      Ich fand das DIN B-4-Format der *Versandtaschen*,
      kaum teurer aber für alles hoch genug. Und noch
      ein kleiner Vorteil ergab sich mit DIN B-4, er war
      auch etwas breiter und schon gingen auch ganze
      alte Akten in die Tasche und davon hatte ich auch
      etliche, Gerichts-, Scheidungsakten, etc. die
      auch nicht aufgelöst gehörten.

      Also: JA! gerade für Originale, Papier und auch
      Bilder, jeglicher Art, ggfs sogar ihrerseits in
      Taschen im A-4 Format(sic!) eingelegt, eignet sich diese
      „Taschen-Ordnung“ im B-4-Format hervorragend.

      Ganz schön ist es, wenn ein Original
      mal überlang ist, und nicht im A-4-scanner ganz
      erfasst werden kann, dann scanne oder kopiere die
      erste Seite des Originals in A-4 und klebe dieses
      Blatt auf die B-4-Versand-, Ordnertasche. Damit ist
      auch schon von außen bildlich erkennbar, welcher
      schützenswerter *original-Inhalt* sich in der Tasche
      befindet.

      Kosten: nix mehr als wenn ich A-4-Taschen genommen
      hätte.
      Arbeit: auser, dass ich die Tasche beschrifte nicht
      mehr, als wenn ich sie mit Reitern und
      Plastik-Taschen in einen LEITZ-Ordner hefte
      und dann diese schönen Originale oben bis
      zu 2 cm herausragen und bei jedem Griff
      nach diesem LEITZ-Ordner in der Gefahr
      sind, zerstört, zerrissen zu werden.
      > Bewahren Sie dort Kopien und Originale auf?

      Antwort: Ja, unbedingt!

  2. Pingback: FrühjahrsPutz | boehmertgallwitzundcie

  3. Helga Scabell hat sich freundlicherweise bereit erklärt, ihr Ablagesystem auf dem Rechner zu erklären. Sie schreibt dazu:
    Da ich schon seit über 30 Jahren forsche, hatte ich natürlich schon
    immer eine persönliche Nr. für jede Person. Nachdem ich dann vor Jahren
    die ganzen Daten aus meinem alten Genealogieprogramm auf meinen eigenen Server TNG übernommen habe, wollte ich natürlich die Ablage der Urkunden usw. nicht alle umsortieren und habe die alten Ablage Nr. beibehalten {HSC-…}. TNG hat dann für die Daten neue ID Nr. vergeben. Diese habe ich zur besseren Erkennung dann in die Ablage auf dem PC mit
    aufgenommen. [TNG…]. Durch diese doppelte Beschriftung der einzelnen
    Personen, kann ich ganz schnell die Personenakte in meinem persönlichen
    Archiv und auch in meinem Genealogieprogramm TNG finden.
    Die Anleitung zum Download:
    Ablage Helga

  4. Es schreibt: Klaus Vahlbruch aus Büdelsdorf.
    Nun, das mit der Vielzahl von Personen in einem Dokument/Bild, z.B. in einer Heiratsurkunde stellt für die Praxisnähe dieser Ordnung kein Problem dar. Wie ich einer einzelnen Person (VAHLBRUCH, Klaus #0815) eine Dokumententasche genehmige, so mache ich es auch mit einem Paar ( VAHLBRUCH oo ULRICH #4711). Wir haben diese beiden „Grundmodelle“, Person und Familie, also legen wir auch die Dokumente so ab. Sollten z.B. auf einem Gruppenfoto eine Vielzahl von Personen zu dokumentieren sein, wer hindert uns, 1. bei mehreren Personen/Familien ein Blatt (Kopie des Scans) abzulegen, oder 2. in der Historie/Bemerkung zur Person/Familie einen entsprechenden Hinweis zu geben: „siehe auch: Schwiegereltern der Braut #007“. Selbst ein Klassenfoto hat genealogisch eine Hauptperson, mich selbst als Abiturient, die anderen sind in diesem Zusammenhang Beiwerk, also ab mit dem Originalfoto in meinen Dokumentunumschlag.
    Hoffe geholfen zu haben.
    Viele Grüße Klaus Vahlbruch aus Büdelsdorf

  5. Gute Idee mit den Umschlagen. Was passiert mit den Urkunden, die auf mehrere Personen Bezug haben? Zum Beispiel bei Heiratsurkunden werden ja zum Teil sehr viele Personen benannt, denen ich die Urkunde zu ordnen könnte.

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